Ramai jabatan kerajaan masih belum mempunyai sistem editorial yang mantap dan berstruktur. Apabila tiba masa untuk menerbitkan majalah jabatan, ramai pegawai komunikasi terpaksa bermula dari kosong tanpa perancangan kandungan, tanpa senarai semak, dan tanpa pasukan teknikal yang jelas peranannya. Artikel disusun secara ad hoc, penulisan cenderung bersifat laporan semata-mata, dan tidak ada naratif yang mampu mengangkat impak sebenar jabatan. Proses editorial yang tidak kemas ini sering menyebabkan kelewatan, kandungan bercelaru, dan hasil akhir yang tidak mencapai standard yang diharapkan. Akhirnya, majalah jabatan yang sepatutnya menjadi wajah rasmi organisasi gagal berfungsi sebagai alat komunikasi strategik.
1. Kekurangan tenaga kerja dalaman yang mahir dalam penerbitan
Ramai unit komunikasi hanya ada seorang atau dua orang pegawai tetap, dengan beban tugas yang sangat luas. Tugasan seperti reka bentuk, susun atur majalah dan penulisan artikel biasanya bukan bidang kepakaran mereka. Bila perlu hasilkan majalah, semua kerja ini terpaksa dilakukan secara ‘part-time’ atas kapasiti yang terhad. Ini menyebabkan proses menjadi lambat dan hasil akhir kurang menyerlah. Majalah pula kerap tertangguh atau tidak sempat disiapkan sebelum tarikh akhir.
2. Penulisan artikel terlalu teknikal dan gagal menyampaikan impak sebenar
Kebanyakan kandungan yang dihasilkan bersifat laporan biasa panjang, padat dengan data, tetapi tidak menceritakan nilai atau impak kepada masyarakat. Penulisan sebegini sukar untuk menarik perhatian pembaca, terutama di kalangan pegawai atasan atau pemegang taruh luar. Tanpa naratif yang kuat, majalah hilang nilai sebagai medium komunikasi strategik jabatan. Ia hanya menjadi dokumen rutin yang dibaca sekilas lalu. Padahal, setiap artikel sebenarnya boleh disusun untuk membina imej jabatan secara berkesan.
3. Reka bentuk visual tidak konsisten dengan imej rasmi jabatan
Ada majalah yang reka bentuknya cantik tetapi tidak mengikut panduan identiti visual (VIS) kerajaan. Ada juga yang terlalu ringkas, seperti fail PowerPoint yang dijadikan majalah. Ketidakselarasan ini memberi kesan negatif kepada kredibiliti bahan penerbitan. Majalah yang bercampur aduk dari segi warna, fon dan susun atur menggambarkan kekeliruan dalam penyampaian mesej. Imej jabatan perlu dijaga bukan sekadar melalui kata-kata, tetapi juga melalui visual yang tepat.
4. Kekangan masa yang menyebabkan kerja penerbitan ditangguh berulang kali
Disebabkan program-program jabatan yang bertali arus, tugasan penerbitan sering ditunda ke saat akhir. Pegawai komunikasi pula perlu urus pelbagai perkara dalam satu masa dari siaran media hingga dokumentasi program. Apabila semua disiapkan dalam keadaan tergesa-gesa, hasil akhirnya akan terjejas. Ini bukan soal kemahiran, tetapi kekangan realiti masa dan tenaga kerja. Akibatnya, majalah tak dapat mencapai standard yang sepatutnya.
5. Ketiadaan proses kerja yang tersusun untuk urusan penerbitan dalaman
Ramai jabatan tidak mempunyai proses standard yang sistematik untuk menghasilkan bahan terbitan seperti majalah atau buku laporan. Akibatnya, setiap kali projek baru dimulakan, semuanya bermula dari kosong. Tiada timeline khusus, tiada senarai semak, dan tiada pasukan tetap yang tahu peranan masing-masing. Ini menyebabkan kerja lambat, banyak semakan semula berlaku, dan komunikasi jadi tidak lancar. Dengan proses kerja yang lebih kemas dan konsisten, banyak masa dan tenaga boleh dijimatkan..
Inilah realiti yang ramai enggan akui penerbitan majalah jabatan bukan sekadar isu “tak cukup masa” atau “tak sempat siapkan artikel”. Sebaliknya, ia berpunca daripada ketiadaan sistem editorial yang jelas, pasukan teknikal yang mantap, dan perancangan kandungan yang strategik. Tanpa asas ini, setiap usaha akan terus berulang dalam kitaran yang sama: lambat, tidak konsisten, dan kurang impak. Majalah jabatan sepatutnya menjadi medium untuk menunjukkan hala tuju, pencapaian dan nilai sesebuah agensi, bukan sekadar himpunan aktiviti dalam bentuk cetak. Sekiranya jabatan ingin naik ke tahap komunikasi yang lebih profesional dan berkesan, sudah tiba masanya untuk melihat semula keseluruhan proses dan serahkan kepada pihak yang ada kepakaran dan sistem terbukti.